Codice di Condotta

CODICE DI CONDOTTA DELL’EDITORE

LINEE GUIDA DI BEST PRACTICE PER L’EDITORE DI

LIRPA JOURNAL

 

Nota: questo documento combina le Linee guida originali COPE del 1999, il Codice di condotta sviluppato nel 2003 e le linee guida sulle migliori pratiche sviluppate nel 2007. Questa revisione è stata sviluppata dopo  una ampia consultazione dei membri della COPE e approvato dal Consiglio della COPE Council il 7 marzo 2011.

 

Fondo / struttura

Il Codice di condotta di LIRPA-Journal per l’editore, che adotta le linee guida elaborate da COPE il 7 marzo 2011, è progettato per fornire una serie di standard minimi a cui quest’ultimo è tenuto aderire.

In questa versione combinata dei documenti, il Codice di condotta e gli standard sono mostrati in un adattamento regolare e con clausole numerate. Le raccomandazioni pratiche sono mostrate in corsivo.

 

1.Doveri e responsabilità generali dell’Editore:

1.1. L’Editore è responsabile di tutto ciò che è pubblicato sulla rivista. Sono suoi doveri e competenze:

1.2. sforzarsi di soddisfare le esigenze di lettori e autori;

1.3. cercare di migliorare costantemente la propria rivista

1.4. mettere in atto delle procedure tese ad assicurare la qualità del materiale che pubblica;

1.5. difendere la libertà di espressione;

1.6. mantenere l’integrità del record accademico;

1.7. evitare alle esigenze di mercato di compromettere gli standard intellettuali ed etici;

1.8. essere sempre disposto a pubblicare correzioni, chiarimenti, ritrattazioni e scuse quando necessario.

1.9 L’Editore nell’osservanza dei suoi doveri e delle sue responsabilità generali realizza la best practice ponendo in essere quanto segue:

• Richiede attivamente le opinioni di autori, lettori, revisori e membri del comitato editoriale sui modi per migliorare le procedure della rivista;
• stimola e promuove la conoscenza delle ricerche sulla peer review pubblicando e rielaborando le procedure della rivista alla luce delle nuove scoperte;
• lavora per acquisire risorse adeguate e indicazioni da parte di esperti (ad es. designers, avvocati);
• sostiene e supporta iniziative volte a ridurre la cattiva condotta nella ricerca e nelle pubblicazioni;
• sostiene iniziative per formare i ricercatori sull’etica della pubblicazione
• valuta gli effetti delle proprie politiche giornalistiche sul comportamento degli autori, dei revisori e sulle politiche di revisione, come richiesto, al fine di incoraggiare comportamenti responsabili e scoraggiare comportamenti scorretti;
• garantisce che eventuali comunicati stampa della propria rivista riflettano il senso dell’articolo segnalato e inserito nel contesto;

 

2. Rapporto con i lettori

2.1. I lettori sono informati dall’editore su chi ha finanziato ricerche o altri lavori accademici e se i finanziatori hanno avuto qualche ruolo nella ricerca e nella sua pubblicazione e, in tal caso, quale sia stato.

2.2 Nel rapporto con i lettori le migliori pratiche includono per l’Editore le seguenti procedure:

• assicurare che tutti i lavori pubblicati e le recensioni di ricerca siano stati esaminati da personale qualificato – referee (compresa la revisione statistica, se del caso)
• assicurare che le sezioni non sottoposte a peer-review della propria rivista siano chiaramente identificate.
• adottare processi che incoraggino l’accuratezza, la completezza e la chiarezza dei lavori di ricerca incluso l’editing tecnico , l’uso di linee guida e liste di controllo appropriate (ad es. MIAME, 1CONSORT2)
• considerare l’opportunità di sviluppare una politica di trasparenza per incoraggiare la massima divulgazione della provenienza di articoli non di ricerca
• adottare sistemi di patrocinio o di contribuzione che promuovono le buone pratiche (ad es. condurre un’analisi accurata su chi ha fatto il lavoro) e scoraggiare comportamenti scorretti (ad esempio presenza di autori fantasma o solo ospiti)
• informare i lettori sui passi compiuti per garantire l’invio di una valutazione oggettiva e imparziale da parte dei membri dello staff della rivista o della redazione

 

3. Rapporto con gli autori

3.1. Le decisioni dell’Editore di accettare o rifiutare un lavoro per la pubblicazione si basano sulle caratteristiche del documento  quali importanza, originalità , chiarezza , validità dello studio e sua pertinenza rispetto al mandato della rivista.

3.2 L’Editore non capovolge le sue decisioni per accettare le presentazioni a meno che non ci siano problemi seri di identificazione  con la presentazione.

3.3. Il nuovo editore non ribalta le decisioni prese dall’editor precedente sugli invii ricevuti a meno che non vengano identificati problemi seri.

3.4. Una descrizione delle procedure di peer review viene pubblicata e l’Editore deve essere pronto a giustificare qualsiasi deviazione importante dai processi descritti.

3.5. La rivista ha per gli autori una procedura esplicitata formalmente per appellarsi contro le decisioni editoriali.

3.6. L’Editore pubblica  una guida per gli  autori su tutto ciò che ci si aspetta da loro. Questo orientamento è regolarmente aggiornato e fa riferimento a questo codice di condotta.

3.7. L’Editore fornisce indicazioni sui criteri per la paternità e/o per chi deve essere elencato come collaboratore seguendo gli standard all’interno del settore di pertinenza.

3.8 Nel rapporto con gli autori le migliori pratiche per l’Editore includono quanto segue:

• rivedere regolarmente le norme editoriali per gli autori e fornire collegamenti alle linee guida pertinenti (ad esempio ICMJE5, Pubblicazione di ricerca responsabile: standard internazionali per gli autori)
• rendere di pubblico dominio rilevanti interessi in competizione per tutti i coloro che inviano dei loro contributi e pubblicare rettifiche se gli interessi dei concorrenti sono rivelati dopo la pubblicazione
• assicurare che siano selezionati referee appropriati per l’invio di articoli da valutare (ad esempio individui che sono in grado giudicare il lavoro e sono liberi da squalificanti interessi di competizione).
• rispettare le richieste degli autori di non rivedere la propria presentazione, se è ben ragionata e fruibile.
• seguire le procedure dei diagrammi di flusso COPE (http://publicationethics.org/flowcharts), in caso di sospetto di cattiva condotta o paternità contestata
• la pubblicazione dei dettagli su come sono i casi di sospetta cattiva condotta (ad esempio con collegamenti ai diagrammi di flusso del COPE)
• la pubblicazione delle date di scadenza di presentazione e di accettazione degli articoli.

 

4. Rapporto con i referee

4.1. L’Editore fornisce una guida ai referee su tutto ciò che ci si aspetta da loro sulla necessità di gestire il materiale presentato in via riservata. Questa guida è regolarmente aggiornata e fa riferimento a questo codice di condotta.

4.2. L’Editore chiede ai referee l’impegno formale a rivelare qualsiasi potenziale interesse in competizione con gli interessi degli articoli e/o della rivista prima di accettare e valutare una presentazione.

4.3. Nel rapporto con i referee le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

* disporre di procedure e sistemi di valutazione in grado di garantire che le identità dei referee siano protette, a meno che non siano loro ad utilizzare un sistema di valutazione apertamente dichiarato sia agli autori , sia a tutti gli altri referee, sia ai lettori.

• incoraggiare i referee a sollevare questioni etiche circa possibili ricerche e pubblicazioni caratterizzate da cattiva condotta (ad esempio, disegno di ricerca non etico, dettagli insufficienti sul consenso informato del paziente o sulla protezione dei soggetti campione di ricerca (compresi gli animali), manipolazione inappropriata dei dati e della presentazione)
• incoraggiare i referee a commentare l’originalità delle proposte e ad essere attenti a licenze, pubblicazione e plagio
• considerare di fornire ai referee strumenti per rilevare pubblicazioni correlate (ad es. Collegamenti a citati riferimenti e ricerche bibliografiche)
• inviare i commenti dei referee agli autori nella loro interezza, a meno che non contengano offese o diffamatorie osservazioni
• cercare di riconoscere il contributo dei referee alla rivista
• incoraggiare le istituzioni accademiche a riconoscere le attività di peer review nell’ambito del processo accademico
• monitorare le prestazioni dei referee per e adottare misure atte a garantire che questo sia di alto livello
• sviluppare e mantenere un database di referee idonei e aggiornarlo sulla base di performance del recensore
• cessare di utilizzare referee che producono costantemente recensioni scortesi, di scarsa qualità o tardive
• assicurare che il database del referee rifletta la comunità per il proprio diario e aggiunga nuovi referee secondo necessità
• utilizzare un’ampia gamma di fonti (non solo contatti personali) per identificare potenziali nuovi referee (ad es. suggerimenti dell’autore, database bibliografici)
• seguire il diagramma di flusso COPE in caso di sospetta condanna del referee

 

 

5. Rapporti con i membri del Comitato Editoriale

5.1. L’Editore  deve fornire ai nuovi membri del Comitato Editoriale le linee guida su tutto ciò che è previsto da loro e deve mantenere aggiornati i membri esistenti su nuove politiche e sviluppi.

5.2 Nel rapporto con i membri del Comitato Editoriale Le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• avere politiche in atto per la gestione delle richieste da parte dei membri del comitato editoriale per garantire una revisione imparziale
• identificare membri del comitato editoriale adeguatamente qualificato che possa contribuire attivamente allo sviluppo e buona gestione della rivista
• rivedere regolarmente la composizione del comitato editoriale

– fornire indicazioni chiare ai membri del comitato editoriale riguardo alle funzioni per loro previste e doveri, che possono includere:

– agire come ambasciatori per il giornale

– sostenere e promuovere la rivista

– cercare i migliori autori e il miglior lavoro (ad esempio dagli abstract degli incontri) e attivare invii incoraggianti

– rivedere i contributi al diario

– accettare commissioni per scrivere editoriali, recensioni e commenti su articoli nella loro area specialistica

– partecipare e contribuire alle riunioni del comitato editoriale

• consultare periodicamente i membri del comitato editoriale (ad esempio una volta all’anno) per valutare le loro opinioni in merito al funzionamento del diario, informando di eventuali modifiche alle politiche del giornale e identificazione della sfida futura

 

6. Rapporti con proprietari di riviste ed editori

6.1. Il rapporto dell’Editore  con editori e proprietari è basato saldamente sul principio dell’indipendenza editoriale.

6.2. L’Editore deve prendere decisioni su quali articoli pubblicare sulla base della qualità e dell’idoneità per la rivista e senza interferenze da parte del proprietario / editore della rivista.

6.3. L’Editore deve avere un contratto scritto (s) che stabilisce la loro relazione con il proprietario del giornale e/o editore.

6.4. I termini di questo contratto devono essere in linea con il Codice di condotta di COPE per gli editori di riviste.

 

5.2 Nel rapporto con proprietari di riviste ed editori le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• stabilire meccanismi per gestire i disaccordi tra loro e il proprietario della rivista /editore con due processi
• comunicare regolarmente con il proprietario e l’editore della rivista

 

7. Processi redazionali e di revisione tra pari

7.1. l’Editore assicura che la peer review alla rivista sia corretta, imparziale e tempestiva.

7.2. L’Editore dispone di sistemi per garantire che il materiale inviato alla propria rivista resti confidenziale durante la revisione.

7.3 Nei processi redazionale e di revisione tra pari le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• assicurare che le persone coinvolte nel processo editoriale (incluso se stessi) ricevano adeguata formazione e aggiornamento delle ultime linee guida, raccomandazioni e prove sulla revisione tra pari e gestione della rivista
• essere informato sulla ricerca in materia di peer review e progressi tecnologici
• adottare metodi di revisione tra pari più adatti al proprio diario e alla comunità di ricerca che serve
• rivedere periodicamente le pratiche di revisione tra pari per verificare se sia possibile un miglioramento
• riferire i casi problematici a COPE, specialmente quando sorgono domande che non sono affrontate dai diagrammi di flusso COPE o i nuovi tipi di cattiva condotta della pubblicazione sono sospetti
• considerare la nomina di un ombudsman per giudicare in reclami che non possono essere risolti internamente

 

8. Garanzia della qualità

8.1. L’Editore prende tutte le misure ragionevoli per assicurare la qualità del materiale che pubblica, riconoscendo che la rivista e le sezioni della rivista avranno obiettivi e standard diversi.

8.2 Nel garantire la qualità  le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• avere sistemi in atto per rilevare dati falsificati (ad esempio fotografie manipolate in modo inappropriato immagini o testo plagiato) o per uso di routine o quando vengono sollevati sospetti
• basare le decisioni sullo stile della casa editrice su prove rilevanti di fattori che ne aumentano la qualità (ad esempio l’adozione di abstract strutturati, l’applicazione di una guida come CONSORT2) piuttosto che semplicemente per motivi estetici o preferenze personali.

 

9. Protezione dei dati individuali

9.1. L’Editore rispetta le leggi sulla riservatezza nella propria giurisdizione. Indipendentemente dagli statuti locali, tuttavia, deve  sempre proteggere la riservatezza delle informazioni individuali ottenute in corso di ricerca o interazioni professionali (ad esempio tra medici e pazienti). È quindi quasi sempre necessario ottenere il consenso informato scritto per la pubblicazione da persone che potrebbero riconoscersi o essere identificate da altri (ad esempio da segnalazioni di casi o fotografie). Potrebbe essere possibile pubblicare informazioni individuali senza consenso esplicito se le considerazioni di interesse pubblico prevalgono sui possibili danni, dove sarebbero impossibili le obiezioni al consenso;  se l’individuo fosse irragionevole sarebbe improbabile la sua opposizione alla pubblicazione.

9.2 Nella protezione dei dati individuali  le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• il rendere pubblica la propria politica sulla pubblicazione di singoli dati (ad esempio dettagli o immagini personali identificabili), spiegandola chiaramente agli autori. Il consenso a partecipare a ricerche o a sottoporsi a un trattamento non è lo stesso del consenso alla pubblicazione di dettagli personali, immagini o citazioni.

 

10. Incoraggiare la ricerca etica (ad esempio, la ricerca che coinvolge esseri umani o animali)

10.1. L’Editore si sforza di garantire che la ricerca in pubblicazione sia stata effettuata secondo le linee guida pertinenti accettate a livello internazionale (ad esempio la Dichiarazione di Helsinki 8 per la ricerca clinica, le linee guida AERA e BERA per la ricerca educativa 9-11).

10.2. L’Editore cerca garanzie, possibilmente attestate in modo formale, che tutte le ricerche siano state approvate da un organismo appropriato (ad esempio, comitato etico della ricerca, comitato di revisione istituzionale), laddove esiste. Tuttavia, l’editore riconosce che tale approvazione non garantisce che la ricerca sia etica.

10.3 5.2 Nell’incoraggiare la ricerca etica le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• essere pronto a richiedere prove dell’approvazione della ricerca etica e a interrogare gli autori in merito ad aspetti etici (come il modo in cui il consenso del partecipante alla ricerca è stato ottenuto o quali sono i metodi

impiegati per ridurre al minimo la sofferenza degli animali), se vengono sollevate preoccupazioni o se sono necessari chiarimenti.

• assicurare che le segnalazioni di studi clinici citino la conformità alla Dichiarazione di Helsinki (Buona Pratica Clinica, e altre linee guida idonee a salvaguardare i partecipanti)
• assicurare che le segnalazioni di esperimenti o studi su animali citino il rispetto degli Stati Uniti Dipartimento di salute e servizi umani Guida per la cura e l’uso di animali da laboratorio13 o altre linee guida pertinenti.
• nominare un consulente o gruppo di esperti in materia di etica su riviste per consigli su casi specifici e per rivedere le politiche del giornale periodicamente.

 

11. Gestione di una possibile cattiva condotta

11.1. L’Editore ha il dovere di agire se sospetta una cattiva condotta o se viene presentata una accusa di cattiva condotta. Questo dovere si estende sia a pubblicazioni pubblicate che a pubblicazioni non ancora pubblicate.

11.2. L’Editore non deve semplicemente rifiutare documenti che sollevano preoccupazioni su una possibile cattiva condotta. E’ eticamente obbligato a perseguire casi presunti.

11.3. L’Editore segue i diagrammi di flusso COPE14 ove applicabili.

11.4. L’Editore prima cerca una risposta da coloro che sono sospettati di cattiva condotta. Se non è soddisfatto della risposta, chiede ai datori di lavoro, alle istituzioni o ad alcuni di essi enti appropriati (forse un organismo di regolamentazione o un’organizzazione nazionale per l’integrità della ricerca) di indagare.

11.5. Il redattore deve fare tutti gli sforzi ragionevoli per assicurare un’adeguata indagine su una  presunta cattiva condotta; se ciò non accade, l’Editore  deve fare tutti i tentativi ragionevoli per ottenere una soluzione al problema. Questo è un dovere oneroso ma importante.

 

12. Garantire l’integrità del record accademico

12.1. Errori, dichiarazioni inesatte o fuorvianti devono essere corretti tempestivamente e con prominente scadenza.

12.2. L’Editore segue le linee guida COPE sulle ritrattazioni .

12.3 Nel garantire l’integrità del  record accademico le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• adottare misure per ridurre la pubblicazione ridondante occulta (ad esempio richiedendo che tutte le sperimentazioni cliniche siano registrate)
• assicurare che il materiale pubblicato sia archiviato in modo sicuro (ad es. tramite repository permanenti online, come ad esempio PubMed Central)
• disporre di sistemi per dare agli autori l’opportunità di realizzare liberamente articoli di ricerca originale.

 

13. Proprietà intellettuale

13.1. L’Editore è attento ai problemi di proprietà intellettuale per gestire potenziali violazioni di leggi e convenzioni sulla proprietà intellettuale.

13.2 Nel garantire la proprietà intellettuale le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• l’adozione di sistemi per la rilevazione di plagio (ad esempio software, ricerca di titoli simili) in articoli ricevuti per la pubblicazione (sia ordinariamente che quando si ipotizzano casi sospetti)
• sostenere autori il cui copyright è stato violato o che sono stati vittime di plagio
• essere pronto a difendere i diritti degli autori e perseguire i trasgressori (ad es. richiedendo la ritrattazione o la rimozione di materiale dai siti Web) indipendentemente dal fatto che la loro rivista detenga il copyright.

 

14. Dibattito Incoraggiante

14.1. L’Editore incoraggia gli autori a prendere in considerazione critiche convincenti sul lavoro pubblicato nella sua rivista.

14.2. Agli autori di materiale criticato l’editore dà l’opportunità di rispondere.

14.3. L’editore non esclude gli studi che riportano risultati negativi.

Nel favorire un dibattito incoraggiante le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• essere aperti alla ricerca che mette in discussione un lavoro precedente pubblicato sulla rivista.

 

15. Reclami

15.1. L’Editore risponde prontamente ai reclami e garantisce in modo soddisfacente i denunzianti per ulteriori reclami. Questo meccanismo deve essere chiarito nel Journal ed include informazioni su come indirizzare questioni irrisolte alla COPE.

15.2. L’Editore  segue la procedura descritta nel diagramma di flusso COPE sui reclami.

 

16. Considerazioni commerciali

16.1. La rivista deve avere politiche e sistemi per garantire che le considerazioni commerciali non influenzino le decisioni editoriali (ad esempio, le sezioni pubblicitarie devono operare indipendentemente dalle sezioni editoriali).

16.2. L’Editore deve dichiarare le proprie linee politiche sulla pubblicità in relazione al contenuto della rivista e sui processi della pubblicazione di supplementi sponsorizzati.

16.3. Le ristampe devono essere pubblicate così come appaiono sulla rivista, a meno che non sia necessaria includere una correzione; nel qual caso, essa deve essere chiaramente identificata.

16.4 Nel garantire l’indipendenza delle decisioni delle sezioni editoriali dalle politiche di marketing delle sezioni commerciali, le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• pubblicare una descrizione generale delle fonti di reddito della propria rivista (ad esempio le immagini ricevute da visualizzare, pubblicità, ristampe, vendite, supplementi sponsorizzati, addebiti pagati, ecc.)
• assicurare che il processo di peer review per i supplementi sponsorizzati sia lo stesso di quello utilizzato per la rivista principale.
• assicurare che gli articoli, nei prodotti integrativi sponsorizzati siano accettati esclusivamente sulla base del merito accademico e l’interesse per i lettori e le decisioni in merito a tali integrazioni non siano influenzati da considerazioni pubblicitarie.

 

17. Conflitti di interesse

17.1. L’Editore adotta sistemi per gestire i propri conflitti di interesse e quelli dei suoi collaboratori , del suo eventuale personale , di autori, referee e membri del comitato editoriale.

17.2. La Rivista adotta una procedura esplicitata per la gestione delle richieste da parte degli editori, dei dipendenti o membri del comitato editoriale per garantire una valutazione imparziale dei lavori.

17.3 Nel garantire l’assenza di conflitti di interesse le migliori pratiche per l’editore includono quanto segue:

• pubblicare elenchi di interessi rilevanti (finanziari, accademici e di altro tipo) di tutti gli staff editoriali e membri dei consigli di redazione (che sono aggiornati almeno una volta l’anno).